Verträge effektiv managen – Was kann ein ERP-System dabei für Sie tun?

Im Recycling Magazin fand man in der Ausgabe Juni 2015 einen interessanten Bericht. Es ging darum, Verträge effektiver zu managen. Die Autoren waren die Rechtsanwälte Dr. de Diego und Dr. Weishaupt der Sozietät Köhler und Klett.

Dabei betrachteten sie das Faktum, dass jedes Entsorgungsunternehmen eine Vielzahl von vertraglichen Vereinbarungen besitzt und eingeht. Ihre These: ein strukturiertes Vertragsmanagement kann Ärger vermeiden – jetzt und in der Zukunft.

Frage – wie kann ein ERP System und speziell enwis) den Entsorgungs- und Recyclingsunternehmen dabei helfen und Risiken für diese Unternehmen minimieren?

These: 
Standardisierte Inhalte helfen, Arbeitsabläufe einfacher und schneller zu gestalten und die Transparenz steigen zu lassen!

Was bietet enwis)
In enwis) können Vertragsvorlagen für verschiedene Arten von Verträgen eingerichtet werden. So sind die einzelnen Verträge standardisiert und werden nicht von jedem Mitarbeiter neu angelegt oder gestaltet. Es werden Vorgaben für die Mitarbeiter gemacht. Jeder Vertrag hat die gleichen Komponenten. Dabei wird auf die Besonderheiten der Vorlagen wert gelegt – ein Containervertrag hat eine andere Vorlage als ein Vertrag mit gefährlichen Abfällen.
So werden Verträge einfach und schnell angelegt und der Informationsgehalt für die Anwender steigt – ebenso die Vergleichbarkeit.

These: 
Standards erleichtern es, die Vertragsdaten und Informationen zentral zu erfassen und so jederzeit Abrufbarkeit und Kontrolle zu ermöglichen

Was bietet enwis)
In enwis) können Verträge komplett erfasst werden, mit allen benötigten Geschäftsbeziehungen wie zum Beispiel Subunternehmern. Dies ermöglichen viele andere Lösungen nicht. In enwis) können alle Vertragsdaten den Verträgen hinterlegt werden. Zudem sind alle in einer Datenbank zentral erfasst und nicht in Word oder Excel und vielleicht sogar auf einem lokalen Rechner abgespeichert. In diesen Verträgen werden in enwis) alle rechtlichen und kaufmännischen Punkte festgehalten. Zudem kann der operative Prozess direkt aus den Verträgen oder Angeboten gestartet werden und bietet somit eine enorme Zeiteinsparung und bringt eine Minimierung von Fehlerquellen mit sich.

These: 
Vertragsmanagement beginnt nicht erst beim Abschluss – sondern bereits in den Verhandlungen. Jede Version der Verträge soll gespeichert werden. 

Was bietet enwis)
enwis) bietet eine integrierte Archivierungsmöglichkeit. Sind Verträge in Verhandlung und Belege werden mit Änderungen zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht, können diese Belege per Drag & Drop hinter dem Angebot, dem Kunden oder einem schon bestehenden Vertrag hinterlegt werden. Dabei werden diese versioniert und sind auch nachträglich noch in allen Versionen abrufbar. Dies sorgt für einen weiteren Gewinn an Transparenz in den Vertragsverhandlungen. Zudem stehen die hinterlegten Belege über den gesamten Prozess bis zur Faktura zur Verfügung und „wandern“ mit. Eine revisionssichere Datenablage ist ebenso optional möglich!

Fazit: Ein strukturiertes Vertragsmanagement kann helfen, Ärger zu vermeiden – enwis) ist ein möglicher Teil dieses Optimierungsprozesses!